Årsrapport 2024

RørosBanken har utarbeidet etiske retningslinjer. I tillegg er det utarbeidet egen rutine for varsling. Den har som formål å gjøre det enklere for bankens ansatte å ta opp etiske problemstillinger og uønskede hendelser. Retningslinjene beskriver lover og regler som gjelder for alle ansatte, vikarer og øvrige tillitsvalgte. De etiske retningslinjene er klart kommunisert i organisasjonen, samt publisert på bankens intranett. Det er etablert et eget register for uønskede hendelser. Dette registeret administreres av Leder compliance i banken. Banken har organisert all risikostyring i samme funksjon som for compliance (etterlevelse). Formålet med denne compliance-funksjonen er å kontrollere at banken opererer i henhold til gjeldende regelverk.

Godtgjørelse til administrerende banksjef fastsettes av styret. Bankens gjørelsesordning tilfredsstiller kravene i Forskrift om godtgjørelsesordninger i finansinstitusjoner. Informasjon om faktisk kompensasjon og lån til ledende ansatte, fremgår hvert år av noter til årsregnskapet.

I 2024 har det vært avholdt 13 styremøter, og 5 ekstraordinære styremøter. Styret arbeider løpende for å få en så god kjønnsmessig balanse som mulig både blant bankens ansatte og i valgte organer.

Bankens øverste organ er forstanderskapet. Forstanderskapet består av til sammen 24 representanter og er sammensatt av 5 egenkapitalbeviseiervalgte, 9 innskytervalgte, 6 ansattevalgte og 4 offentlig valgte representanter. Forstanderskapet velger bankens styre og fastsetter styrets honorar. Bankens vedtekter fastsettes av forstanderskapet. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall samt at minimum 50% av medlemmene i forstanderskapet er til stede. Forstanderskapet beslutter videre opptak av fondsobligasjonslån og ansvarlig lån. Forstanderskapet godkjenner også bankens årsregnskap, samt godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor.

Det avholdes normalt ett årlig møte i forstanderskapsmøte. Dette møtet skal avholdes innen 31. mars, og her behandles og godkjennes årsoppgjøret samt valg til styre og komiteer. Alle møter ledes av forstanderskapet leder. Innkalling med saksliste skal sendes ut minimum to uker før forstanderskapsmøtet og saksdokumenter gjøres tilgjengelige på bankens hjemmesider minimum 8 dager før møtet finner sted.

Finansforetaksloven regulerer hvordan valgkomitearbeidet skal foregå i banken. Ansattes representanter og offentlig oppnevnte representanter til Forstanderskapet har egne prosedyrer. Kundevalgte velges i et eget valgmøte, etter innstilling fra en egen valgkomite som jobber etter fastsatt instruks. Egenkapitalbeviseierne velger også medlemmer i eget valgmøte, etter innstilling fra egen valgkomite som jobber etter fastsatt instruks. Forstanderskapet har egen valgkomite med representanter fra alle interessegruppene i forstanderskapet som foreslår medlemmer til styret, honorarsatser til tillitsvalgte og medlemmer til Rørosbanken Næringsfond.

Styret er forstanderskapets organ for å lede og utøve den strategiske og operative driften av banken. Styret skal bestå av 6 representanter, med 2 varamedlemmer som velges av forstanderskapet. I tillegg kan ansatte kreve representasjon iht. loven. Alle styrerepresentanter velges for 2 år av gangen. Forstanderskapet velger styrets leder og styrets nestleder. Styrets oppgaver følger av lov og forskrifter. Det er utarbeidet en egen styreinstruks, og det er vedtatt en egen årsplan for styret. Styret foretar en årlig egenevaluering. Styret fører løpende kontroll med bankens drift og risikoeksponering gjennom månedlige/kvartalsvise ledelsesrapporter, regnskapsrapporter og risikorapporter. Styret har utarbeidet og vedtatt policydokumenter innenfor alle vesentlige risikoområder i banken, som inkluderer policy for virksomhets- og risikostyring, likviditetsrisiko, markedsrisiko, kredittrisiko og operasjonell risiko.

Ved valg av medlemmer til styret vurderes kompetanse, kapasitet, mangfold og geografiske tilknytning. Styrets medlemmer er:

Godtgjørelse til styret besluttes av forstanderskapet etter forslag fra forstanderskapets valgkomité. Godtgjørelsen er todelt, en fast del og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen fremgår av note 21 til årsregnskapet.

Banken har profesjon- og styreansvarsforsikringer gjennom Lockton.

Bankens ledergruppe ved inngangen til 2025 består av:

Ekstern revisor velges av forstanderskapet og forstanderskapet fastsetter dens honorar. Ekstern revisor foretar den lovbestemte bekreftelsen av den økonomiske informasjon som gis i offentlige regnskap. Revisor presenterer hvert år hovedtrekkene i en plan for gjennomføring av revisjonsarbeidet. Ekstern revisor deltar i styremøtene som behandler årsregnskapet. Styret avholder årlig minst ett møte med revisor uten at banksjef eller andre fra den daglige ledelsen er til stede. Ekstern revisor gir styret en beskrivelse av hovedelementene i revisjonen, herunder om det er identifisert vesentlige svakheter i bankens interne kontroll knyttet til regnskapsrapporterings-prosessen. I tillegg bekrefter revisor sin uavhengighet og opplyser om hvilke andre tjenester enn lovpliktig revisjon som er levert i løpet av året.

Det avgis egen beretning fra revisor til forstanderskapet i forbindelse med fremlegging og godkjennelse av årsregnskapet. RSM Norge AS er valgt som bankens eksternrevisor.

Banken etablerte i 2024 en ordning med internrevisjon. Internrevisjonens hovedoppgave er å bekrefte at internkontrollen fungerer som forutsatt samt å påse at risikostyringstiltak er tilstrekkelige i forhold til bankens risikoprofil. Internrevisjonen rapporterer til styret som risiko og revisjonsutvalg. Revisors rapporter og anbefalinger blir gjennomgått og forbedringstiltak implementeres fortløpende.

Revisorkonsult AS er valgt som bankens interne revisor.

Ved prospektutarbeidelse i forbindelse med emisjon av egenkapitalbevis i 2018 er bankens utbyttepolitikk at banken skal gi et konkurransedyktig utbytte. Utbytte må til enhver tid tilpasses bankens inntjenings og egenkapitalsituasjon og være ihht den matematiske andel av bankens overskudd. Forstanderskapet beslutter det årlige utbytte. Egenkapitalemisjoner, utstedelse av fondsobligasjoner og opptak av ansvarlige lån besluttes av forstanderskapet og skal i henhold til forskrift alltid ha en forhåndsgodkjennelse av Finanstilsynet.

Tilsvarende behandling kreves ved fullmakter til tilbakekjøp av egne egenkapitalbevis.

Egenkapital består av eierandelskapital, overkursfond, grunnfond (sparebankens fond), utjevningsfond, fondsobligasjonskapital og annen egenkapital som ikke er resultatført. Det er styrets ansvar at banken til enhver tid har en egenkapital som er tilstrekkelig i forhold til bankens drift og i samsvar med de kapitalkrav som myndighetene setter i lov og forskrifter.

Egenkapitalbevisene utstedt av banken har alle samme klasse. Hvert egenkapitalbevis gir en stemme i egenkapitalbeviseiermøtene og gir samme rett til utbytte. Ved emisjoner gir samtlige egenkapitalbevis samme relative tegningsrett til nye egenkapitalbevis. Dersom dette prinsipp skal kunne fravikes, skal dette begrunnes. Egenkapitalbeviset er ikke notert på Euronext.

Utover eierbegrensninger og godkjenningskrav ved erverv over visse terskler, hvilket gjelder for alle sparebanker, vil egenkapitalbeviset i RørosBanken være fritt omsettelige. Egenkapitalbeviset omsettes via Norne Securities. Norne Securities håndterer annenhåndsomsetningen for flere sparebanker med unoterte egenkapitalbevis. I løpet av 2024 er det omsatt 41.622 egenkapitalbevis.

Banken legger ut finansiell kalender på Oslo Børs/Euronext, slik at alle på samme grunnlag skal kunne orientere seg om bankens regnskapsfremleggelser, utbyttedatoer og lignende. Det gis ingen regnskapskommentarer før regnskapene er kjent og offentliggjort for allmennheten. Bankens hjemmeside benyttes til informasjon. Her legges også delårs- og årsregnskap ut.